| (1) |
Jede mittels automatisierter Verfahren vorgesehene Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf vor ihrem Beginn oder vor einer wesentlichen Änderung der schriftlichen oder elektronischen Freigabe. In der Freigabeerklärung ist zu bestätigen, dass
| 1. |
die Verarbeitung im Einklang mit den Artikeln 5 und 6 der Verordnung (EU) 2016/679 erfolgt, |
| 2. |
ein aus einer Risikoanalyse und unter Berücksichtigung der Vorgaben von Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 entwickeltes Sicherheitskonzept ergeben hat, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen sind, um ein dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, und |
| 3. |
für die Verfahren, von denen voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen ausgeht, eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Artikel 35 der Verordnung (EU) 2016/679 erfolgt ist. |
Die Freigabe erfolgt durch den Verantwortlichen. Bei gemeinsamen Verfahren kann die Zuständigkeit für die Freigabe entsprechend Artikel 26 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 vereinbart werden. Die Freigabeerklärung ist dem Verzeichnis nach Artikel 30 der Verordnung (EU) 2016/679 beizufügen. |
| (2) |
Absatz 1 Satz 1 gilt nicht für
| 1. |
Verfahren, deren einziger Zweck das Führen eines Registers ist, das zur Information der Öffentlichkeit bestimmt ist oder allen Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können, zur Einsichtnahme offensteht, |
| 2. |
Verfahren, soweit mit ihnen Datensammlungen erstellt werden, die nur vorübergehend vorgehalten und innerhalb von drei Monaten nach ihrer Erstellung gelöscht werden, |
| 3. |
Verfahren, die unter Einsatz handelsüblicher Schreibprogramme ablaufen, |
| 4. |
Verfahren, die ausschließlich der Datensicherung und Datenschutzkontrolle dienen, |
| 5. |
Verfahren, die ausschließlich dem Auffinden von Vorgängen, Anträgen oder Akten dienen (Registraturverfahren), |
| 6. |
Verfahren, die ausschließlich zur Überwachung von Terminen und Fristen dienen, |
| 7. |
Zimmer-, Inventar- und Softwareverzeichnisse, |
| 8. |
Bibliothekskataloge und Fundstellenverzeichnisse oder |
| 9. |
Anschriftenverzeichnisse, die ausschließlich für die Versendung von Informationen an betroffene Personen genutzt werden. |
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