Daten, die öffentlichen Stellen, der Kommission, der Europäischen Zentralbank oder Einrichtungen der Union wegen einer außergewöhnlichen Notwendigkeit bereitgestellt werden, sollten nur für die Zwecke des Datenverlangens genutzt werden, es sei denn, der Dateninhaber, der die Daten bereitgestellt hat, hat ausdrücklich zugestimmt, dass die Daten für andere Zwecke genutzt werden. Sofern nichts anderes vereinbart wurde, sollten die Daten gelöscht werden, sobald sie für den im Verlangen genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind, und der Dateninhaber sollte davon in Kenntnis gesetzt werden. Diese Verordnung baut auf den bestehenden Zugangsregelungen der Union und der Mitgliedstaaten auf und bewirkt keine Änderung des nationalen Rechts für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit Transparenzpflichten. Daten sollten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden, um diesen Transparenzpflichten nachzukommen.
